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コピー機・複合機 4大機能でできること~プリント・スキャン編~

   

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今回も前回に引き続き、コピー機・複合機でできることをご紹介します。

(今回もコピー機と複合機は同じものとして、以下コピー機でまとめてしまいます)。

前回の記事はこちら「コピー機・複合機 4大機能でできること~コピー・FAX編~
http://smile-peace.com/post-461/

前回の復習ですが、コピー機では基本的に4つの機能が搭載されています。

コピー、FAXの送受信、パソコンから出力するプリントアウト、パソコンに画像や文書を電子化して取り組むスキャン機能の4点となります。

この4つの機能を勝手に4大機能と呼ばせて頂きます。

前回はその中でもコピーとFAXに絞って機能のご紹介をしました。

今回は残りの2つ、プリントアウトとスキャンの機能をご説明していきます。

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プリントアウトとは

プリントアウトとは、パソコンで表示されている文書やページなどを紙として出力する機能のことを言います。

例えば、パソコンに入っているワードで文書を作成して、この文書を紙としてコピー機から出力するといった時にプリントアウトを使います。

今はいろいろな機能が使えるコピー機でのプリントアウトとしてお伝えしましたが、プリントアウトだけの機能でいいといった時には、「プリンター」というプリントアウトのみの機能を持った機器もあります。

ダウンロード

プリンターは小さいので、一般のご家庭でもよく使われます。

前回のコピーの機能説明でもご紹介しましたが、プリントアウトでもコピー同様に両面印刷、カラー印刷、2in1印刷など様々な印刷が可能です。

プリントアウトの特徴

画質がきれい

プリントアウトの特徴の一つとして、画質がきれいということが挙げられます。

コピーの場合だと、スキャナーという読み取り部で画像を読み取って、その後にコピー機の中で画像を作って印刷という流れになります。

一方プリントアウトの場合だと、パソコンで印刷ボタンを押した後データがコピー機の方に流れて行き、その後にコピー機の中で画像を作って印刷という流れになります。

コピー
スキャナーで画像読み取り → コピー機内で画像作る → 出力

プリントアウト
データをコピー機に送る → コピー機内で画像作る → 出力

この最初のプロセスが異なるところに、プリントアウトの画質が良い理由があります。

スキャナーで読み取るとどうしても画像の画質をそっくりそのまま再現するというのは難しく、コピーではその点で多少画質が落ちてしまいます。

一方プリントアウトではデータでコピー機に画像が読み込まれるので、画像の画質をほぼそのまま再現して印刷することができるのです(もちろんコピー機によって画質は様々です)。

したがって、よい画質で印刷したい場合はコピーよりもプリントアウトで出力することをおすすめします。

詳細まで設定可能

パソコンにプリントアウトの設定をする際に、プリンタードライバーというソフトを入れる必要があります。

プリンタードライバーでプリントアウトの様々な設定をすることができます。

カラーかモノクロか、両面印刷、2in1などの設定もプリンタードライバーを通して行います。

他にも、色の細かい調整、細い線を鮮明にする設定だったり、写真に特化した画質にしたりと多種多様な設定があります。

例えば、CADで図面をよく描くユーザーさんだったら、細い線を鮮明にする設定を使って印刷した方がよい画質になります。

印刷する画像によっていろいろな設定の使い分けができるのが、プリントアウトの特徴です。

セキュリティプリント

様々なプリントアウトの中の一つをご紹介します。

セキュリティプリント、セキュアプリントと呼ばれるプリント方法です。

どのようなプリント方法かというと、まずパソコンからプリントアウト時に暗証番号を入れて印刷設定します。

通常であれば、パソコンで印刷ボタンを押すと自動的にコピー機から文書が出力されるのですが、セキュリティプリントの場合は自動的には出てきません。

パソコンで印刷ボタンを押した後、コピー機の操作パネル上でプリントアウト時に入れた暗証番号を入れると文書が出力されるという仕組みです。

たくさんの人がコピー機を使っていると、プリントアウトで出力した文書がたくさんコピー機に溜まるということもしばしば起きます。

そうすると、間違えて他の人の印刷物を持って行ってしまったりなどで印刷物がなくなってしまうことなどがあるのです。

その印刷物が機密文書だったりすると大変なことです。

そういったことを防ぐために、このセキュリティプリントを使います。

パソコンから印刷しても自動的にコピー機から出力されず、自分が設定した暗証番号をコピー機の操作パネルから入力しないと印刷されないので、他の人が自分の文書を持って行ってしまうといったことを防ぐことができるのです。

ひと手間はかかりますが、重要な文書を印刷する時には便利なプリントアウト機能です。

スキャンとは

スキャンとは紙の文書や画像をコピー機で読み込んでパソコンにデータで送る機能です。

例えば、文書をスキャンしてパソコンに取り込み、メールでそのデータを添付して送りたいといった時に便利な機能です。

パソコンに文書や画像を送るスキャン機能ですが、数種類のファイルで送ることができます。

・PDF
・TIFF
・IPEG

これらのファイル形式でパソコンに取り組むことができます。

スキャンの用途

文書の保管

スキャンの用途の一つとして、文書、画像の保管が挙げられます。

文書や画像を紙として保管する場合、どうしても場所を確保する必要があります。

文書、画像が増えれば増えるほどスペースが埋まっていってしまいます。

そういった時にスキャンを使ってパソコンに電子化して取り込んでしまえば、省スペース化が可能となります。

パソコンに電子化した文書や画像が蓄積されてパソコンのハードディスクは埋まっていきますが、その時は外付けのHDDやUSBメモリなどに移して保管しておけば、パソコンにデータが蓄積されて動作が重くなるといった心配もなくなります。

紙として保管しておくよりもはるかに省スペース化になります。

しかし、保管してある機器が故障してしまったら大変なことになるので、外付けHDDやクラウドなどに2重3重にバックアップをしてリスク管理しておくことは必須です。

文書、画像をメールで送る

上記でもお伝えした、文書や画像をスキャンしてパソコンに取り込み、それを相手にメールで送るといった使い方もできます。

スキャンする時に文書、画像を圧縮してパソコンに取り込むこともできるので、容量を小さくしてメールに添付することができ、便利です。

相手に文書などを送るといった用途ではFAXと同様ですが、以下の点でFAXと違いがあります。
(そもそもメールとFAXという違いがありますが)

①カラーで送ることができる

FAXではカラーではなくモノクロでしか文書、画像を送ることができません。

しかし、スキャンであればカラーでパソコンに取り込むことができるので、カラーの文書、画像を相手に送ることができます。

②画質がきれい

スキャンした文書、画像はFAXの文書、画像よりも画質がきれいです。

FAXで受信した文書は見たことある方ならわかるかと思いますが、かなり粗い画質になっています。

それに比べて、スキャンした文書の画質はとてもきれいで見やすいです。

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