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快適な業務を!コピー機の保守サービス会社を見極める4つのポイント

      2016/01/04

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こちらの記事をご覧頂いているということは、コピー機をお使いの方であるかと思います。会社で業務をする上でコピー機はなくてはならない存在で、もし使えなくなってしまったら困りますよね。しかし、コピー機も機械である以上、使い続ければ故障は付き物です。故障はあるものと思わなければいけません。

そんなコピー機の故障の時に保守サービスの出番となります。コピー機をお使いであれば、ほとんどのユーザーさんが保守サービスを契約していることでしょう。

基本的な保守サービスはどこのサービス会社と契約しても同じですが、契約以外の対応の部分が保守サービス会社によって大きく変わってきます。契約した保守サービス会社によって、業務効率が大きく変わると言っても過言ではありません。

この記事では、コピー機の保守サービス会社を選ぶ上で大事なポイントをお伝えしていきます。是非参考にして頂ければと思います。

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保守サービスとは?

そもそも、まず保守サービスとは一体何のことなのでしょうか。

保守サービスとは、月ごとに保守金額を保守サービス会社に支払う代わりに、コピー機に故障など何か起きた際に対応してもらえる仕組みです。その保守金額は保守サービス会社によって変わってきますが、一般的にはコピー機で1枚印刷するごとに課金されていくカウンター保守で算出される金額であることが多いです。また、月額いくらといったような定額制の保守であることもあります。

コピー機を導入した際にこの保守契約を結んでいないと後々面倒なことになります。そのまま何の故障もなく不自由なくコピー機が使えればいいのですが、使い続ければ必ず故障が発生するのがコピー機です。保守契約を結んでいない場合、故障発生時はスポットでの修理対応となってしまい、訪問や修理対応でまず何万円も費用が発生します。さらにもしコピー機の部品交換が必要であるといった場合には、その部品代まで必要になります。部品代はピンからキリまであるのですが、高いものだろ10万~20万ぐらいする部品もあるのです。

保守契約を結んでいないと、そういった場合に急な出費を要することになってしまい、会社にとって大きな痛手となります。業務する上で必要なコピー機を修理しないわけにいきませんからね。さらに、kピー器の故障が度々続いてしまったら大変なことになりますよね。

しかし、保守に加入していれば、そういった時に保守サービス会社に無償で対応してもらえます。毎月支払っている保守料金の中に修理対応費、部品代など全て含まれているためです。毎月の一定の出費はありますが、上記でご紹介したスポットでの大きな出費がなくなりますので保守は必ず入ってた方が良いのです

コピー機を導入するとどんな費用が発生するのかよく把握されていない経営者の方もいらっしゃいますが、基本的にはコピー機本体代と上記でご説明した保守代の2種類の費用が発生します。コピー機本体代はリースで契約することが多いので、こちらも毎月定額の支払いをすることになります。したがって、毎月コピー機本体代と保守代の2つの支払いが続くことになるということです。

保守サービス会社を選ぶポイント

ご説明したように、保守サービスはコピー機を使い続けていく上でなくてはならない存在です。保守サービスがしっかりしていればいるほど、業務に支障をきたすことなくコピー機を使用できるのです。しかし、保守サービスはサービス会社によってやはり対応の良し悪しの差があるのが事実です。人間がやることなので、それは仕方のないことです。

そうは言っても、もし劣悪な保守サービス会社と契約してしまっては大変なことです。そこで、良い保守サービスを受けるために保守サービス会社を見極めるポイントをご紹介していきます。

①土日祝日対応をしているか

土日祝日も関係ないく営業されている会社さんにとっては非常に重要な要素であると思います。通常通り業務している時にコピー機が故障してしまった。でも契約している保守サービスは土日祝日休みなので対応できない。そのため、コピー機が使えず業務に大きな支障が出たでは何のために保守料金を払っているんだということになりますよね。

土日祝日も営業されているユーザーさんは、是非保守サービス会社を選ぶ際には土日祝日も対応してくれる会社かどうかを確認するようにして下さい。

また、その対応が無償であるかどうかの確認も必要です。土日祝日も対応しているが、それが有償での対応である保守サービス会社も多くあります。土日祝日は有償なのかと諦めないで下さい。保守サービス会社の中には、土日祝日も無償で修理対応している会社もあります。したがって、土日祝日も営業されているユーザーさんは是非土日祝日対応で、尚且つ無償対応の保守サービス会社を選んで下さい。

②保守サービス会社が近いかどうか

契約した保守サービス会社が近いかどうかも大きなポイントになってきます。

例えば、ユーザーさんが群馬にある会社だとして、契約保守サービス会社が東京にある会社だとします。群馬のユーザーさんのコピー機が故障して困ってしまい、保守サービス会社に連絡します。保守サービス会社は東京にあるので、そこから修理対応でユーザーさんの会社に向かったとしても大幅な時間がかかってしまいます。

このように、保守サービス会社はなるべく地理的に近くの会社を選んだ方が良いでしょう

その方が早い対応を受けられます。目安としては1時間以内で対応してくれる保守サービス会社であれば、非常に優良な保守サービス会社と言えるでしょう。

③保守サービス店ランク

保守サービス会社にはサービス店ランクというものが存在します。そのランクも保守サービス店を選ぶ上でのポイントになってきます。

例えば、キヤノンのコピー機を取り扱っている保守サービス会社であれば、AAA~Aのランクがあります。一番がAAAですが、これは全国で上位60社にしか与えられない名誉あるランクです。これは、保守サービス会社のコピー機修理スキルであったり、対応の良さであったりなど様々な項目での評価になりますので、このランクが良いということは良い対応をしてくれる保守サービス会社であると言えるのです。

こういったランクもどれぐらいか保守サービス会社と契約する時には、参考にしてみて下さい。

④コールセンターの対応が良いか

保守サービス会社には必ずと言っていいほど、コールセンターが常設されています。ここがお客様との窓口になるので、このコールセンターがない保守サービス会社は話になりません。

ビジネスをされている方であればお分かりになるかと思いますが、電話対応というのは非常に大切なものです。会社の顔と言っても過言ではないでしょう。電話対応がしっかりしていると、その会社はいい会社だなという印象が芽生えます。逆に電話対応が粗雑な会社は、何となく嫌なイメージがついてしまいますよね。

電話対応は社会人になったらまず初めに教わる基本的なことですが、そういった基本的なところを疎かにしていなか会社は良い会社であると個人的に勝手ながら思います。実際に、電話対応がしっかりしている会社は実際の対面での対応も非常に良いです。

したがって、保守サービス会社を選ぶ上でもこのコールセンターがしっかりしているのかどうかもポイントにして頂ければと思います。

まとめ

今回は保守サービス会社を選ぶ上でのポイントを4つご紹介させて頂きました。

冒頭でもお伝えしてように、コピー機本体を選ぶ際もそうですが、保守サービス会社も同じぐらい慎重に選んでいかなければいけません。極端に言えば、コピー機選びに失敗したとしても保守サービス会社選びに成功すれば、その対応力でコピー機の分をカバーしてくれると思います。コピー機選びよりも保守サービス会社選びの方が重要であると行っても過言ではないでしょう。

この記事を参考に、是非優良なサービス会社を選んで頂ければと思います。

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