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オフィス用品・機器について役に立つことをご紹介します。

プリンターと複合機の違いを理解して理想的な業務を目指しましょう!

   

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皆さん、プリンターと複合機の違いをご存知でしょうか。事務機器には様々なものがあり、「コピー機」、「プリンター」、「FAX機」、「複合機」などたくさんの用語が飛び交っています。馴染みのない方にはどれがどれだかなかなかわからないかと思います。

ここでは、そういった方に「プリンター」と「複合機」の違いを中心に用語のご説明をしていきたいと思います。

この記事の目的は、様々な事務機器についての理解を深め、ユーザーさんに適した機械を導入して使用頂くことです。ご自身の使い方にあった機械を選んで頂く際に参考にして頂ければ幸いであります。

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複合機とは?

まずは複合機についてご説明していきます。複合機とは、MFP(MULTI FUNCTION PRINTER)とも呼ばれております。その名の通り、様々な機能が複合された機械になります。

どんな機能が複合されているかというと、大きく4つに分けられます。その機能とは、コピー、FAX、プリンター、スキャンの4つであり、通常、会社などに設置されているのがこの複合機になります。

用紙もA3まで使用できる機械なので、会社の核となるマシーンであり、複合機がないと業務が成り立たないと言っても過言ではありません。大きさは大体幅70cm、奥行き70cm、高さ80cm、重さが100kgほどの大きな機械です。会社での業務のように大量印刷することを想定されて作られているので、重量感ある見た目になっています。

各複合機メーカーが保証している法定耐用年数(機械を安全に不自由なく使える年数)は5年と言われているので、耐久性もあり長くお使いになることができます。複合機というと通常業務用で使用するようなこちらの機械になります。

A4複合機

複合機というと通常は上記でご説明したような機械になるのですが、複合機の中でもA4複合機と呼ばれるものも存在します。上記でご説明したものをA3複合機と分類するのであれば、A4複合機とは用紙がA4までしか使用できない複合機のことをいいます。

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また、用紙を入れるところをカセットと呼ぶのですが、そのカセットがA3複合機だと通常4段に対して、A4複合機は通常1段なので使える用紙の種類が少なくなってしまいます。大きさは幅、奥行き、高さが40cmぐらい、重さが10~20kgとコンパクトなサイズであることが特徴です。印刷の速さもコンパクトである分、A3複合機に比べれば遅くなります。A3複合機と同様に、コピー、FAX、プリンター、スキャンの4つの機能は使用することができるので、こちらも複合機の分類に入ります。印刷の頻度が少なく、用紙もA4サイズまでしか使用しないというユーザーさんにはぴったりの機械です。

インクジェット複合機

上記でご説明した複合機はA3、A4ともに印刷方法が「レーザー式」と呼ばれるタイプになります。「レーザー式」に対して、「インクジェット式」と呼ばれる印刷タイプの機械もあります。インクジェット式で印刷される複合機のことをインクジェット複合機と呼びます。

レーザー式との違いとして大きく2つあります。印刷スピード画像の鮮明さです。インクジェット式はレーザー式に比べて印刷のスピードが遅いタイプになります。したがって、市場ではレーザー式は会社などの業務用、インクジェット式はご自宅などのプライベート用で使い分けることが多くあります。また、インクジェット式はレーザー式に比べて印刷スピードが遅い代わりに、画像がとても鮮明でキレイに仕上がります。写真など画質にこだわる場合はインクジェットを使用した方が良いでしょう。

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インクジェット複合機にもA3とA4のタイプがありますが、共にレーザー式A4複合機と同じぐらいの大きさ、重さになります。機能的には、コピー、FAX、プリンター、スキャンの4つは搭載されているのでこの部分はレーザー式と同じです。業務用にはあまり向かない機械なので、ご自宅での使用に適したタイプと言えるでしょう。

複合機まとめ

複合機について簡単に表にまとめました。

  使用用途 カラー 印刷スピード 使える用紙サイズ 画質 大きさ 金額
A3レーザー複合機 会社などの業務用 使える 速い A3、B4、A4、B5 キレイ 大きい 70万~100万
A4レーザー複合機 使用頻度が少ない会社 使える 遅い A4、B5 普通 小さい 3万~10万
A3インクジェット複合機 ご自宅、画質にこだわる会社 使える とても遅い A3、B4、A4、B5 とてもキレイ 小さい 3万~10万
A4インクジェット複合機 ご自宅、画質にこだわる会社 使える とても遅い A4、B5 とてもキレイ 小さい 1万~5万

あなたに合った複合機はどれか。是非参考にして頂ければと思います。

コピー機とは?

複合機の次はコピー機についてご説明していきます。事務機器用語の中でも、コピー機が一番馴染みがある用語ではないでしょうか。コピー機とは正確に言うと、コピー機能のみが使用できる機械のことをいいます。上記でご説明した複合機は、コピー、FAX、プリンター、スキャンなど様々な機能が複合化された機械ですが、それに対してコピー機はその一部のコピー機能のみが使える機械になります。機能がコピー機能のみなので、その分複合機に比べると本体金額が安く設定されています。

しかし、最近ではコピー機能のみのコピー機はほとんど存在しなくなっており、中古で探せばあるかどうかといった状況です。そのため、一般的にはコピー機は複合機と同義で使用されています。コピー機=複合機ととらえて頂いて問題ないでしょう。むしろ、世間的には複合機のことを複合機と呼ぶよりもコピー機と呼ぶ方が断然多いぐらいです。複合機と呼ぶよりも、コピー機と呼んだ方が相手に伝わるでしょう。

プリンターとは?

次にプリンターについてご紹介していきます。プリンターとは、その名の通りPCからプリントアウトする機能のみが搭載された機械になります。コピーなどは必要ない、プリンター機能だけでいいのだというユーザーさんにぴったりの機械です。プリンターにもモノクロ、カラータイプ両方あり、A3タイプ、A4タイプの2種類が存在します。

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また、プリンターも複合機同様レーザー式とインクジェット式があり、上の写真のものはレーザー式、下の写真のものはインクジェット式です。皆さんご自宅に置かれているプリンターはインクジェット式であることが多いかと思います。

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レーザー式のA3プリンターだと大きさが幅60cm、奥行き60cm、高さ30cmと大きなタイプになるので会社での業務用になります。A4プリンターが幅、奥行き40cm、高さ30cmぐらいでA3タイプより小さいタイプです。インクジェット式も大体このぐらいの大きさになります。

複合機の方でもご紹介しましたが、レーザー式は印刷スピードに特化されており、インクジェット式は画質に特化された仕様になっているので、レーザー式は会社などの業務用、インクジェット式はご自宅でのプライベート用に使われることが多くなっております。

プリンターまとめ

プリンターについて簡単に表にまとめました。

  使用用途 カラー 印刷スピード 使える用紙サイズ 画質 大きさ 金額
A3レーザープリンター 会社などの業務用 使える 速い A3、B4、A4、B5 普通 大きい 10万~15万
A4レーザープリンター 会社などの業務用 使える 普通 A4、B5 普通 小さい 1万~5万
A3インクジェットプリンター ご自宅、画質にこだわる会社 使える 遅い A3、B4、A4、B5 キレイ 普通 1万~3万
A4インクジェットプリンター ご自宅、画質にこだわる会社 使える 遅い A4、B5 キレイ 小さい 0.5万~2万

プリンター導入をお考えの方は、是非参考にしてみて下さい。

FAX機とは?

次にご説明するのは、FAX機になります。FAX機とは、FAXのみ使用できる機械であり、俺はFAXだけ使えればいいんだというユーザーさんに適した機械です。とは言っても、FAX機はコピー機同様に世間では需要が少なくなっています。なぜなら、どうせFAX機を導入するのであれば複合機を導入した方がメリットが大きいからです。FAX以外にもコピー、プリンターなど複数の機能が使えるので、複合機の方が機能的には勝ってるのは明らかです。

金額面ではさすがにFAX機の方が安いですが、それでも20万ほどはしてしまうので、それであればせっかくなら金額が高くても複合機にしてしまおうとなります。大きさは、A4複合機と同じぐらいの大きさでコンパクトなのですが、A4複合機の方がたくさん機能がついて金額も安いので、大きさのメリットもないに等しいです。

FAX機については知らなくても問題はないでしょう。

もしもの時を考えてサブ機を導入しましょう

サブ機というのは、メインマシーンの補助的な役割で使用する機械のことです。補助的な役割とは、大きく2つあります。メインマシーンが故障して使えなくなってしまった時に代わりに使う役割メインマシーンと一緒に使うことで業務効率に繋がる役割の2つです。

故障時の代替機としてのサブ機

会社の業務で複合機、またはプリンターを使用する場合を想定していきましょう。複合機やプリンターは機械である以上は故障がつきものです。使い続ければ必ず故障する時が来ます。普段使っている複合機やプリンターが故障して使えなくなってしまったら業務に大きな支障が出てしまいますよね。

そんな時にサブ機の出番となります。故障した機械を修理している間にサブ機を代わりに使うことで、業務に支障をきたすことがなくなります。

特にメインマシーンが複合機の場合、複合機が使えなくなってしまったら大変です。FAXも止まってしまうし、コピーもできない、プリントアウトもできないで仕事になりません。1日複合機が使えないだけで損害賠償ものの騒ぎになってしまうこともあります。そのようなことを考えれば、金額はかかってしまいますがサブ機を用意しておくのは必須と言ってもいいぐらいです。

そうは言っても金額は抑えたいというユーザーさんももちろんいらっしゃると思います。そこでサブ機としておすすめなのがA4複合機です。A4複合機であれば、コピー、FAX、プリンター、スキャンなど様々な機能が使えますし、何より金額が3万~10万ほどで導入できます。大きさもコンパクトなので、置き場所にも困らないでしょう。

普段はメインマシーンとしてA3複合機を使い、故障したときのサブ機としてA4複合機を保管しておくのが理想的です。

業務効率としてのサブ機

業務効率としてサブ機を使うこともできます。使い方として多いのが、A3複合機とプリンターを併用するという使い方です。

例えば従業員が15人の会社のオフィスで、5人ずつ3つの島があるとします。A3複合機が1台だとすると、例えば3人が一緒のタイミングでPCからプリントアウトをかけると、出力に時間がかかってしまいます。さらに複合機まで出力物を取りに行く手間もあります。

そこで、プリンターを1つに島に1つずつ置いておきます。そうすることで複合機まで出力物を取りに行く手間を省けますし、5人で1つのプリンターを使うことができるので、15人で1つの複合機を使う場合に比べて業務効率が上がります。

また、大きな企業であらばA3複合機を複数台使用するケースも多々あります。1つのフロアに3台、4台とA3複合機を置くことで、上記でご説明した故障時の危機管理に繋がりますし、業務効率アップにもなります。

おすすめメインマシーンとサブ機

最後に、私のおすすめ機種をご紹介して終わりとさせて頂きます。

メインマシーン

メインマシーン(A3複合機)でおすすめなのが、キヤノンのimageRUNNER ADVANCE C3330Fというモデルです。

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http://cweb.canon.jp/office-mfp/lineup/color/iradvc3300/index.html

印刷スピードは大企業には遅いタイプですが、中小零細企業にはぴったりの機械です。月間使用枚数が、2,000枚~5,000枚のユーザーさん向けで、使いやすく、画質もとてもキレイです(カラーももちろん使えます)。何よりも、故障が非常に少ないのが特筆すべき点です。中小零細企業のユーザーさんは、この機械を選んでおけばほぼ間違いないでしょう。

サブ機

サブ機としておすすめなのが、これまたキヤノンのMF628Cwです。

 

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http://cweb.canon.jp/satera/mfp/lineup/a4-color/mf628cw/index.html

A4タイプのカラー複合機です。大きさも小さく、価格も6万~8万(販売店による)ほどなのでお求めやすいかと思います。また、もしユーザーさんがカラーは必要ない、モノクロだけで十分であればモノクロ専用機を導入した方が良いでしょう。なぜならモノクロ機の方が金額が安いからです。逆に、サブ機とはいえA3が絶対必要であれば、金額は上がりますがA3機を導入頂く方が良いです。

金額はもちろん考慮する上で大切ですが、それよりもユーザーさんに合った機械を選ぶ方がもっと大事です。ここを間違えてしまうと、導入後の業務に大きく影響が出てしまうからです。自分にはどの機械が合っているのかしっかりと考えていきましょう。

まとめ

上記でご紹介したように、事務機器には様々なタイプがあります。この記事を参考にして、是非ご自身に合った機械を導入して使って頂ければ幸いであります。使う事務機器によって、業務効率が大きく変わってきます。また、自分に合わない事務機器を使っているとそれだけで精神的にもストレスに感じてしまいます。

事務機器は毎日使うものなので、しっかりと慎重に選んでいきましょう。

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