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オフィス用品・機器について役に立つことをご紹介します。

コピー機・複合機 購入・選び方のポイント

   

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コピー機・複合機を購入する際に考えるポイント

会社やオフィスではどうしてもコピー機、複合機が必要になってきます。

今回はコピー機・複合機を購入する際にどのようなことを考えていけばよいかお伝えしていきます。

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①使用用途

コピー機(今後は複合機もコピー機に含んでしまいます)をどのように使用するかによって選ぶ機械が変わってきます。

使用用途の中でもいろいろ考えるべきポイントがあります。

 

1. 用紙の大きさ

基本的に用紙はB5、A4、B4、A3を使用する会社さんがほとんどです。

B5、A4、B4、A3の順で用紙の大きさが大きくなっていきます。

コピー機にはA4の大きさまで使えるものと、A3の大きさまで使えるものがあります。

一般的にはA3まで使う会社さんが多いですが、A4までしか使わないという会社さんもいらっしゃいます。

A4まででよいというのであれば、値段が安いA4まで使える機械で十分ということになります。

図面などの印刷でA2を出力したいという方は、また別に専用の大きなコピー機があります。

 

2. 月間でどのぐらい枚数を印刷するか

コピー機から一か月にどのぐらいの枚数を印刷するかもポイントになります。

それほど印刷しないよということであればスペックはそこそこのもので大丈夫ですし、たくさん印刷するよということであればスペックが高いものをお選び頂いた方が業務効率が良くなります。

スペックの高低の基準の一つとして、その機械が1分間に何枚印刷できるかという印刷スピードがあります。

あくまでおおまかな基準ですが、下記を参考にしてみて下さい。

月間使用枚数 3,000枚まで 印刷スピード 20枚/分
月間使用枚数 3,000枚~5,000枚 印刷スピード 30枚/分
月間使用枚数 5,000枚~8,000枚 印刷スピード 40枚/分
月間使用枚数 8,000枚~10,000枚 印刷スピード 50枚/分
月間使用枚数 10,000枚以上 印刷スピード 50枚/分以上

一か月にどのぐらい印刷するかわからないという方は、一日どのぐらい印刷するかを考えてみるとわかりやすくなるかと思います。

A4まで使える機械は25枚/分ぐらいまでのものしかありません。

A4までのみなので、それほど印刷枚数が多くないことを想定して作られているからです。

A4までしか使わない方でも、例えば1か月に2,000枚~3,000枚印刷するというのであれば、A3用のスペックが良い機械の方が壊れにくいですし良いかと思います。

印刷枚数が多いのに印刷スピードが遅くてストレスを感じてしまったり、逆に印刷枚数がそれほどでもないのに印刷スピードが速い高スペックのものを選んで余計な金額を使ってしまったり、ここのポイントは非常に大事なのでOA機器のプロの方に相談した方が良いでしょう。

 

3. カラーは必要か

コピー機にはカラー印刷ができるタイプとモノクロ印刷のみのタイプがあります。

カラーは全く使わずモノクロ印刷だけしかしないよということであれば、モノクロ印刷タイプの機械をお選び下さい。

ただ、現在はユーザーの8割がカラー機をお使いなので、カラー機の価格競争が激しくなってきています。

したがって、以前はカラータイプの機械よりモノクロタイプの機械の方が金額が安かったのですが、現在はほとんど同額になってきているので、少しでもカラーの需要があればカラータイプを購入された方が無難です。

 

4. どんな機能が必要か

コピー機(複合機)には基本的に4種類の機能がついています。

コピー機能、パソコンからのプリントアウト機能、FAX機能、パソコンへ画像を取り込むスキャン機能の4種類です。

例えばコピー機能だけ使えればよいというのであれば、コピー機能単体のモデルをお選び頂ければその分金額も抑えられるので良いかと思います。

必要な機能が搭載された機械をお選び下さい。

 

5. カセットの段数

コピー機には最大で4段のカセットが搭載されています。

カセットとは用紙を入れるところです。

B5、A4、B4、A3の4種類を使うことを想定されているので4段となっています。

例えばうちはA4とA3の2種類しか使わないよということであれば、カセットは2段で大丈夫です。

また、コピー機には側面に手差しが標準で搭載されており、そこからも用紙を給紙できるので、用紙を3種類しか使わないのであればカセット2段+手差しの3箇所でお使い頂くという手段もあります。

カセットが3段のコピー機もあるので、カセット3段+手差しで4種類お使いになることもできます。

ただ、手差しは普段コピー機に仕舞われているので、常時出しっぱなしにすると場所をとってしまうという難点もあります。

 

このようにコピー機を選ぶポイントはいくつかあります。

業務の上でコピー機は非常に大事なアイテムなので、是非ユーザーさんの使用用途に合ったコピー機を導入頂ければと思います。

この記事を参考の一つにして頂ければ幸いであります。

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