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コピー機・複合機 カウンター保守と料金を詳しく解説!

   

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コピー機・複合機を導入する際には、一般的に本体代を支払う「リース契約」と、導入後のサービスを受ける「保守契約」の2種類を契約する必要があります。

保守契約の一つとして、カウンター保守があります。

今回はカウンター保守とその料金についてお伝えしていきます。

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そもそも保守契約とは?

まずはじめに、そもそも保守契約とは何かというところからお話していきます。

保守契約とは、コピー機(今後は複合機と同義)を導入した後に、日常の業務で安心安全に使えるようにしていくサービスです。

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例えば、定期的に実施されるコピー機の点検・メンテナンスもこの保守契約の中に含まれるサービスになります。

また、コピー機を使う度に消耗されるトナーの交換であったり、コピー機が故障してしまった時の修理対応、故障時に使うパーツの料金、こういったサービスも保守契約の中に含まれています。

したがって、コピー機を使用していく上で必須の契約になっていくのです。

保守契約に含まれるサービス

昨今はいくつかの保守サービスがあり一概には言えないのですが、一般的に以下のサービスが含まれています。

・定期的な点検・メンテナンス
・故障時のサービスマン派遣
・故障時のサービスマン修理作業
・パーツ交換で使用するパーツ料金
・トナー料金(トナー料金が別途発生する保守契約もあります)

カウンター保守は上記のサービスは全て含まれます

見て頂いてお分かりのように、コピー機を業務上支障なく使っていくためには欠かせない契約になっております。

カウンター保守とは?

保守契約とは何かということを上記でご説明しましたが、それではカウンター保守とは何かということをここでお伝えしていきます。

カウンター保守とは保守契約の種類の一つで、印刷する1枚当たりの単価を設定して、印刷する枚数に応じて課金されていく保守形態です。

これだけだと何だかよくわからないので、例を出してみましょう。

例えば、カラーコピー機でモノクロ印刷の1枚当たりの単価を3円、カラー印刷の1枚当たりの単価を20円と設定します。

1か月にモノクロを3,000枚、カラーを1,000枚印刷するユーザーさんであったら以下の金額になります。

モノクロ 3円×3,000枚=9,000円
カラー 20円×1,000枚=20,000円
合計 9,000円+20,000円=29,000円

この29,000円が保守の金額になります。

カウンター保守は基本的に1か月ごとのお支払になるので、上記の例であったら29,000円を毎月支払うということになります。

この金額の中に、修理や点検などのサービスが全て含まれているということになります。

モノクロとカラーの金額が違うワケ

カウンター保守の説明をさせて頂きましたが、それではカウンターの料金についてお伝えしていきます。

カウンター料金とは印刷1枚当たりの単価になります。

上記の例でいうと、モノクロ印刷1枚3円、カラー印刷1枚20円の部分になります。

この、3円と20円がカウンター料金になります。

このカウンター料金が高ければ保守料金が高くなりますし、安ければ保守料金は安く済みます。

モノクロよりもカラーの方が料金が高いのは、それだけトナーを使用するからです。

トナーには、ブラック、イエロー、シアン(青)、マゼンダ(赤)の4色があります。

モノクロはブラック1色でいいのですが、カラーだと他の3色も使うのでトナー使用量が多くなります。

カウンター保守を契約していればトナーは無償で交換できますが、メーカーはトナーを生産している以上コストが発生しているので、その分をカウンター料金で賄おうということになります。

したがって、よりトナーを多く使うカラー印刷の料金が高めに設定されるのです。

カウンター料金の相場をお伝え!

それではカウンター料金の相場はどれぐらいでしょうか。

統計などはとっていないので正式なものではないのですが、モノクロ3円、カラー20円が平均的な金額になるのではないかと思います。

しかし、リース料金もそうですが、カウンター料金も昨今の価格競争の波に飲まれ年々下落してます。

つい10年前までは、モノクロ7円、カラー35円ぐらいのカウンター料金でした。

これがたった10年でここまで下がってしまっていることからも、年々カウンター料金は下落しているのが分かります。

さらに、モノクロ3円、カラー20円が平均とお伝えしましたが、昨今はモノクロ1円、カラー10円などの激安カウンター料金で契約しているユーザーさんもいらっしゃいます。

1か月の印刷枚数が5万枚以上などのビッグユーザーさんが、相見積りをとって数社の販売店に価格を下げさせて、このようなカウンター料金で契約するといったケースがあります。

しかし、カウンター料金が安いからといって必ずしも良いことばかりではありません。

カウンター料金が安い分、コピー機本体の金額を上げて調整していたり、サービスマンの修理対応が遅かったりなどがある場合があります。

また、通常カウンター保守にはトナー料金は含まれていることが一般的ですが、カウンター料金が激安な分、トナーは別途料金が発生するといった契約もあったりします。

したがって、しっかり契約締結前にこういったポイントを確認して頂ければと思います

カウンター料金の見直しでコスト削減!

コピー機を入れ替えてカウンター料金が下がることで、1か月のランニングコストがどれぐらい下がるか検証してみましょう。

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例を挙げてシミュレーションしてみます。

月間使用枚数はモノクロ3,000枚、カラー1,000枚と仮定します。

●現在のコピー機
モノクロ4円 カラー25円

●新しいコピー機
モノクロ3円 カラー20円

  モノクロ カラー 合計
現在のコピー機 4円×3,000枚=12,000円 25円×1,000枚=25,000円 12,000円+25,000円=37,000円
新しいコピー機 3円×3,000枚=9,000円 20円×1,000枚=20,000円 9,000円+20,000円=29,000円
差額  12,000円-9,000円=3,000円 25,000円-20,000円=5,000円  37,000円-29,000円=8,000円

1か月に8,000円がコスト削減になります。

ちなみにコピー機1台導入した際に最初に契約したカウンター料金は、また次のコピー機に入れ替えるまで変更することができないので注意が必要です。

例えば、最初にモノクロ3円、カラー20円でカウンター保守を契約した場合、同じコピー機を使っている間にモノクロ2円、カラー15円にしたいと言っても変更はききません。

コピー機を入れ替える時に、また新しくカウンター保守契約で新しい料金を設定するといった流れになります。

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