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コピー機・複合機 保守契約内容ご紹介!保守は契約するべきか?

      2015/07/26

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今回はコピー機・複合機を購入したときに契約する「保守契約」について解説をしていきます。

保守契約はコピー機(複合機も含む)を購入したときに必須の契約になります。

この契約の内容をしっかり把握しておくと、コピー機の運用に非常に役に立ちますので、是非覚えておいて頂ければと思います!

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保守契約とは?

まずは保守契約とはどのような契約かをお伝えしていきます。

保守契約とは、定期的に一定の料金を支払うことによって、コピー機を日常の業務で安心安全に使えるようにしていくサービスです。

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このサービスの中には、もちろんコピー機が故障したときの修理、メンテナンスも含まれます。

例えばコピー機が故障してしまったときにいざ修理してほしいとなっても、保守契約を結んでいないと修理を受けることができません。

そういったときに修理を頼もうとすると、高額の修理料金がかかってしまいます。

したがって、保守契約はコピー機を正常に使用していくため、つまり日常の業務に支障をきたさないためには必須の契約になっていくのです。

例えるなら保険のような役割を担います。

保守契約にはこのようなサービスが含まれます!

それでは保守契約を結ぶとどのようなサービスが受けられるのでしょうか。

販売店によっても内容は変わってきますが、基本的に以下のサービスが含まれます。

・定期的な点検・メンテナンス
・故障時のサービスマン派遣
・故障時のサービスマン修理作業
・パーツ交換で使用するパーツ料金
・トナー料金(トナー料金が別途発生する保守契約もあります)

1つずつ簡単に見ていきましょう。

定期的な点検・メンテナンス

車にも車検があるように、コピー機にも定期点検があります。

定期的にサービスマンが訪問して、コピー機の画像、きちんと出力できるか、部品が消耗していないかなどのチェックを行います。

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この作業によってコピー機の故障を未然に防ぐことができるので、非常に重要な作業になります。

保守契約を結んでいないと定期点検・メンテナンスは受けることができません

故障時のサービスマン派遣

コピー機に紙詰まりや画像不良などの異常が発生したときに、派遣されてくるサービスマンの出張費も保守契約には含まれます。

保守を実施するサービス会社(一般の企業さんもそうですが)にとって、人件費が一番のコストになります。

そのため、保守契約を結んでいない場合に修理を依頼すると出張費も別途かかってしまいます。

こういったことから保守契約を結んでいないと、修理料金が高額になってしまうのです。

故障時のサービスマン修理作業

上記にあるように、保守契約を結んでいないとコピー機故障時にサービスマンに来てもらうだけでも費用が発生します。

プラス、そこからサービスマンの修理作業となったらさらに費用が発生してしまうのです。

例えば、コピー機故障時にサービスマンが来てユーザーさんでもできるような簡単な作業をして修理完了すれば「出張費」の中で済まされますが(なかなか修理作業との線引きが難しいですが)、そこからコピー機の分解や部品交換などに発展してしまった場合は、別途「修理作業費」が上乗せされてしまうのです。

時間によって料金を決めている販売店もあり、そういったときは修理時間が長ければ長いほど修理作業費が増えていきます。

そういった修理作業費も全て保守契約には含まれます。

パーツ交換で使用するパーツ料金

修理になったときに必要になるパーツ料金も保守契約には含まれます。

保守契約を結んでいないと、修理時のこういったパーツ料金も有償になってきます。

高額なパーツになると、10万円ぐらいしてしまうこともあります。

急に10万円も出費となったら大変ですよね。

トナー料金

コピー機の消耗品であるトナー料金も保守契約には含まれています。

トナーとは粉状のインクのことです。

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コピー機で印刷する際に使われるインクと考えて頂いて構いません。

保守契約を結んでいないとこのトナーも有償になります。

カラーコピー機だとY(イエロー)、M(マゼンダ)、C(シアン)、BK(ブラック)の4種類のトナーが使われます。

コピー機によって金額は変わりますが、大体1本15,000円ぐらいします。

トナー交換の度に費用が発生してしまうのです。

トナー料金は基本的に保守契約に含まれますが、保守契約によってはトナー料金が別途発生する契約もあります。

トナー料金が別途発生する契約は、その分カウンター料金が極端に安くなってたりします。

保守契約は結ぶべきか!?

保守契約は必須とお伝えしてきましたが、そうは言っても契約しないという選択肢もあります(ただ、コピー機を購入すると自動的に保守契約を結ばなければいけないメーカーさんもあります)。

試しに、保守契約を結んだ場合とそうでない場合でコストシミュレーションをしてみましょう。

カラーコピー機を導入。
毎月モノクロを2,000枚、カラーを1,000枚使用。
保守契約 モノクロカウンターが1枚3円、カラーカウンターが1枚20円。

年間コストで考えてみましょう

・定期点検はなしとする。

・修理は3か月に1回発生。1回の派遣料金、修理作業料金を20,000円ずつとする。
サービスマン派遣料金 20,000円×4回=80,000円
サービスマン修理作業料金 20,000円×4回=80,000円

・1回の修理で20,000円のパーツコストがかかるとする。
パーツコスト 20,000円×4回=80,000円

・トナー料金は4色全て15,000円とする。
 年間でモノクロ24,000枚、カラー12,000枚使用。1本のトナーで10,000枚印刷可能とする。
モノクロはBKしか使用しないので、15,000円×2本(年間BKを2本使用)=30,000円
カラーは4色全て使用するので、15,000円×4本(年間各1色を1本ずつ使用)=60,000円

以下に比較表でまとめました!

  保守料金 サービスマン派遣料金 サービスマン修理作業料金 パーツ料金 トナー料金 合計
保守を契約 312,000円 0円 0円 0円 0円 312,000円
保守を契約していない 0円 80,000円 80,000円 80,000円 90,000円 330,000円

保守を契約した方が、年間で180,000円コスト削減になります。

しかし、これはあくまでシミュレーションになので、一概に保守を契約した方がコスト削減になるかと言ったらそうではありません。

例えば、全くコピー機の故障がなく、修理が必要なかった場合はトナー代だけで済むので保守契約していない方がコスト削減になります。

逆に、修理が頻発してしまったら保守契約していた方がよりコスト削減になります。

このようにユーザーさんの状況によって大きく変わってきますが、コピー機は機械である以上当たり外れがどうしても出てきてしまいます。

購入したコピー機の修理頻度がどのぐらいになるかは正直予想できません。

したがって、保険のために保守を契約しておいた方が安心ということになるのです。

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