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コピー機・複合機 4大機能でできること~コピー・FAX編~

      2015/08/08

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今回はコピー機・複合機でできることをご紹介します。

今のコピー機は複合機とほぼ同じ意味で扱われるので、二つは同じものと考えて頂ければと思います(以下二つともコピー機とする)。

コピー機ではコピーを取る以外にも、FAXの送受信、パソコンから出力するプリントアウト、パソコンに画像や文書を電子化して取り込むスキャン機能が基本的に搭載されています。

この4つを4大機能と呼ばせて頂きます。

その中でも、今回はコピー機能とFAX機能に絞ってお伝えしていきます。

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①コピー機能

コピー機と言うぐらいなので、コピーが取れることはみなさんご存知かと思います。

しかしコピーも実は奥が深く、いろいろなコピーが取れます。

モノクロ、フルカラー、モノカラー

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モノクロは白黒のコピーのことです。

カラーは一切含まれません。

一般的な企業さんでは、カラーコピーよりもモノクロコピーが主体となります。

フルカラーはカラーコピーのことです。

最新のコピー機は画質にもこだわっているので、非常にきれいなコピーを取ることができます。

モノカラーは2色カラーコピーのことです。

2色カラーはモノクロともう1色ということになります(例えば、モノクロと赤1色)。

メーカーさんによってはモノカラー印刷のカウンター料金をフルカラー印刷のカウンター料金よりも安く設定することができるメーカーさんもあります。

例えば、フルカラー印刷が1枚20円だとすると、モノカラー印刷は1枚10円のような設定です。

モノカラーはフルカラーよりもトナー使用量が少ないためにこのような設定が可能なのです。

モノクロ図面にマーカー1色しか使わないような、例えば建設業のユーザーさんや図面を書くお仕事のユーザーさんには非常に嬉しい設定です。

上記でお伝えしたモノクロ、カラー、モノカラーの説明はパソコンからプリントアウトで出力した場合も当てはまります。

両面コピー

その名の通り、用紙の両面にコピーすることができます。

両面に印刷をするので出力までには時間がかかりますが、2枚に印刷するところが1枚で済むので用紙の節約になります。

この両面印刷もまた、プリントアウトでも可能です。

2in1

ツーインワンと読みます。

2枚の文書を1枚にまとめてしまう機能です。

例えば、A4用紙の2枚の文書があるとします。

この2枚の文書をA3用紙1枚にまとめたい時に使える機能です。

2in11

上の図で説明すると、上段のA4用紙2枚の文書を下段の1枚のA3用紙にまとめるという機能です。

集約機能とも言います。

この機能も用紙の節約に役立つ機能です。

ちなみに2枚を1枚にまとめる他にも、4枚を1枚に、8枚を1枚にまとめることもできます。

その分、文字などが縮小されて小さくはなってしまいます。

この機能もまた、プリントアウトでも同様に使用できます。

②FAX機能

FAX機能はコピー機の4大機能の中で最も重要な機能になります。

メールが一般的になったとはいえ、FAXで取引先やお客様とやりとりする企業さんがまだまだ多いのが現状です。

タイムリーにお客様、取引先とやりとりするために非常に大切な機能なのです。

FAXは送信することも、受信することもできます。

コピー機にはテンキーが付いているので、そこで直接相手先のFAX番号を入力して送信することもできますが、よくやりとりする相手先をあらかじめアドレス帳に登録しておくこともできます。

アドレス帳で相手先を探す場合も、あいうえお順に並んでいるのですぐに見つけることができます。

注意点としては、FAXはカラーでやりとりできないことは知っておいて下さい。

転送FAX

FAXの中で非常に便利な機能が転送FAXです。

転送FAXとは、コピー機で相手から受信した文書を一旦パソコンに保存できるようにする機能です。

この機能を使うことで以下のメリットがあります。

用紙の節約

受信したFAXは通常だと自動的に紙で出力されますが、転送FAXを使うとパソコンの方に一旦保存されるので紙は自動的には出てきません。

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一旦保存されたFAX文書を必要なものだけプリントアウトするといった方法をとります。

昨今は広告などのFAXが多く、転送FAXを設定していないといらないFAXまで自動的に出てしまうため用紙の無駄になってしまいます。

しかし転送FAXを使えば、一旦パソコンに保存して必要かどうか確認してから出力するので、用紙の無駄をなくすことができるのです。

カウンター料金の節約

転送FAXを使えば、用紙の節約とともにカウンター料金の節約にもなります。

通常受信したFAXは自動的に出力されてしまうので、1枚出力されるごとにカウンター料金が加算されていきます。

しかし、転送FAXで必要なものだけを出力するようにすれば、無駄な出力を無くすことができるのでカウンター料金の無駄もなくなるのです。

例えば、1日10枚の無駄な広告FAXが来ているとしたら、1か月で300枚。

カウンター料金がモノクロ1枚3円だとしたら、900円になります。

転送FAXを使うことでこの900円を節約することができるのです。

コピー機が故障してしまった時にパソコン上で文書を見ることができる

コピー機の故障は、ユーザーさんにとってとても困ることであります。

コピーもできないし、プリントアウトもできないしといった具合で、業務が停止してしまうからです。

しかし、全て使えなくなってしまうかというとそうではありません。

FAXは送信だけならできます。

コピー機の故障は完全に操作自体ができなくなるとか、完全に電源すら入らないといった場合を除いて、出力ができないという故障がほとんどです。

コピーもプリントアウトも出力を伴う機能なので、故障してしまったらどうしようもないのですが、FAXは送信だけなら読み込みができれば可能なのでエラーでも使うことができるのです。

では、FAX受信はどうなのでしょうか。

通常であれば、FAX受信は自動的に紙が出力されるのでエラーだと使えなくなってしまいます。

しかし、転送FAXを設定してあれば受信したFAXを出力はできませんが、パソコン上で見ることはできます。

コピー機がエラーで止まっている時でもFAX受信自体はできます。

したがって、転送FAXであれば受信したFAXは一旦パソコンに保存されるので、コピー機が故障している時でもパソコン上でどんなFAXが来たか確認することができるのです。

リスク管理の面からも非常に役に立つ機能です。

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