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どんな企業も今すぐできる!複合機7つのコスト削減!

      2015/09/06

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By: Jim G

企業にとってコスト削減は最も関心がある事項の一つであり、頭を悩ますところであると思います。

オフィスの光熱費であったり、社員のお給料であったり、様々なコストがかかってきますよね。

収入を増やすためにどんどん投資をしていくか、逆にコストを抑えて支出を抑えていくか。

このバランスが難しいところであると思います。

複合機でももちろん様々なコストが発生します。

・毎月の保守料金(カウンター料金)
・リース料金
・用紙代
・電気代

などです。

複合機をなくしてしまえば一気にコスト削減になりますが、コピー、FAX、プリントアウト、スキャンが使える複合機は企業にとって核となるマシーンなので、なかなか無くすというのは難しいですよね。

そこで、複合機を使いながら、今すぐできるコスト削減をご紹介します!

こちらを参考にして頂いて、少しでもコスト削減にお役立ちできれば幸いであります。

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どんな企業も今すぐできる!複合機5つのコスト削減

①用紙のコスト削減

複合機を使用する際にセットで必ず使うのが用紙です。

この用紙に着目してコスト削減を図りましょう。

用紙のコスト削減には以下があります。

1. 両面印刷を使う

本来であれば2枚に分けて印刷するものを両面印刷を使って1枚で印刷すれば、用紙のコスト削減になります。

用紙1枚は1円にも満たないコストとしては微々たるものですが、企業の全社員が意識していけばかなりのコスト削減になるでしょう。

2. 裏紙を使う

1回印刷した用紙の裏紙を利用することも用紙のコスト削減になります。

外部には提出しない、社内だけで処理する文書などに使用する例が多いです。

しかし注意して頂きたいのが、裏紙は複合機に少なからず負担をかけますので、故障の原因になる可能性があります。

あまり頻繁に裏紙を使用することはおすすめできません。

②カウンター料金のコスト削減

複合機を導入する時は、保守契約を結ぶのが一般的です。

保守契約とは印刷1枚当たりの料金を設定して、その枚数分の料金の中で、修理、点検などを行う契約です。

その印刷1枚当たりの料金をカウンター料金と言います。

例えば、カウンター料金をモノクロ印刷1枚当たり3円、カラー印刷1枚当たり20円と設定します(カウンター料金はカラー印刷の方が高いのです)。

1ヵ月にモノクロ3,000枚、カラー1,000枚印刷する企業であったら、1ヵ月のカウンター料金は以下になります。

3円×3,000枚+20円×1,000枚=29,000円

このカウンター料金を抑えることもコスト削減につながります。

3. カラーではなくモノクロ印刷を使う

カウンター料金はモノクロよりもカラーの方が高いのが一般的です。

平均だとモノクロが3円、カラーが20円といったところでしょうか。

そのため、カラー印刷をどんどん使うとそれだけコストが増えていきます。

カラーを最小限に抑えていくことが、コスト削減で必要なことになります。

企業によっては、外に出さない社内のみの印刷の場合は、全てモノクロで印刷するように徹底している企業もいらっしゃいます。

お客様への提出物など、見た目を気にしなければいけない印刷物はカラー印刷が必要ですが、なるべくモノクロで印刷してコスト削減を意識していくと良いでしょう。

4. 2in1機能を使う

複合機には2in1という機能がついています(あまりに古い機械だとついていないこともあります)。

2in1機能とは、例えばA4二枚の原稿をA3一枚にまとめるような印刷機能のことです。

2in11

通常印刷ではA4二枚がそのままA4二枚で印刷されるところ、A4二枚がA3一枚に印刷されるので、印刷物一枚分のカウンター料金を削減でき、コスト削減につながります。

さらに良いことに、A4用紙二枚のところA3用紙一枚にまとめることができるので、用紙のコスト削減にもなるのです。

まさに一石二鳥です

2in1機能の使い方がわからない場合は、ご自身でマニュアルを参照するか、複合機を販売した販売店、もしくは保守を行っているサービス店に電話で聞けば教えてくれるので聞いてみて下さい!

5. 転送FAX機能を使う

複合機には転送FAXという機能がついています(あまりに古い機械だとついていないこともあります)。

通常、FAXで受信した文書は受信したら自動的に複合機から用紙で出力されます。

しかし、今の世の中には広告などの迷惑FAXであふれており、1日に数十枚の迷惑FAXが来るという企業もいらっしゃいます

そうなると例えば1日に30枚の迷惑FAXが来るとなったら、カウンター料金がモノクロ3円の場合だと

3円×30枚=90円

1日90円の無駄なコストが発生してしまうことになります。

また、迷惑FAX以外のFAXでも、紙として出力する必要がない場合があります。

そういった時に転送FAXが役に立つのです。

転送FAXとは、受信したFAXを複合機から自動的に出力させるのではなく、一度パソコンの方にデータで取り込むことができる機能です。

この機能を使えば、パソコンに取り込んだFAXをパソコン上で確認して、紙として出力する必要があればプリントアウトで出力、そうでなければそのままパソコンに保存、または削除することができます。

したがって、無駄な迷惑FAXなどでの出力をなくしてカウンター料金のコスト削減が可能になるのです。

しかし、パソコン上で取り込まれたFAXが必要かどうか確認する必要があるので、作業の手間はかかります。

FAXが来たらパソコン上で合図のポップアップが出るようにも設定できるのですが、その合図を見落としてしまい重要なFAXに気付くのが遅れてしまうといったこともあるので注意が必要です。

この機能は企業さんご自身では設定が難しいので、販売店、もしくはサービス店に問い合わせて設定してもらうのがいいかと思います。

複合機入替による2つのコスト削減

今までは現状の複合機で実施できるコスト削減をお伝えしてきました。

ここでは、複合機を入替えることでのコスト削減をご紹介します。

まだ複合機を導入したばかりというユーザーさんには難しいですが、導入して3年以上経過しているようであれば、入替によるコスト削減が可能なことがあります。

複合機のリース組み替えによるコスト削減

複合機は一般的にリースで導入することがほとんどです。

リース期間は5年が多く、毎月定額をリース会社に支払い、それを5年間続けるという形式になります。

例えば、100万円の複合機を料率2.0%で月額20,000円でリース契約したとします。

料率というのは、リース会社がそのユーザーさんに指定する金利のようなものです。

この例で言うと、月額20,000円を5年(60ヵ月)支払うので、合計120万円の支払となるのです。

100万円の複合機を一括で導入するよりも、20万円多く支払うことになります。

これが料率です。

料率は低ければ低いほど、合計支払金額が少なくなります。

そして、料率はその企業の業績によって変わってきます。

この企業さんで言えば、100万円の複合機を導入した時は料率が2.0%でしたが、年々業績が良くなることで、3、4年後に複合機を入替えようとなった時に料率が1.8%などに変化したりするのです。

複合機の価格も、メーカーや販売店のキャンペーンなどでその時々で変わってきます。

そういった変化を利用して、リースの組み替えで月々のコスト削減が可能になります。

先ほどの例で考えると、月額20,000円のリース金額を4年間(48ヵ月)支払ったとしましょう。

その時点で残りは1年間(12ヵ月)なので、リース残債が24万円になります。

さらにその時点で新しい複合機が80万円だとすると、リース残債も合わせて104万円。

さらにさらにその時点の料率が1.8%だとすると、リース組み替えで月額18,800円で新しい複合機を導入することができるのです。

リース組み替えとは、これまでのリース残債と新しい複合機の金額を合わせた金額で、再度リースを組み直すことです。

つまり、新しいリース契約となるので、またそこから5年のリース契約が開始されるのです。

リース組み替えでのコスト削減は、複合機を導入したばかりでは残債が膨大に残っているので不可能なのですが、導入して3、4年経過すれば残債が少なくなるので可能となります。

今回の例で言うと、月々の複合機リース金額が、20,000円から18,800円になり、月々1,200円のコスト削減になりました。

複合機が新しい機械になり、コスト削減にもなるので企業さんにとってはイイことばかりです。

しかし、1点デメリットとしては、リースを再度契約するので新しい複合機を導入した時点からまた5年のリース契約がスタートすることです。

そのデメリットも把握した上で、複合機を導入して3、4年経過した企業さんは一度入替を検討してみて下さい。

販売店としては何が何でも複合機を販売したいので、コスト削減のために複合機の価格やリース料率が下がるように頑張ってくれるはずです。

複合機のカウンター料金見直しによるコスト削減

複合機を導入する時にかかるコストとしては、月々のリース料金ともう一つ、保守料金があります。

リース料金が複合機本体のコストに対して、保守料金は複合機を企業の業務に支障なく安心・安全に使えるようにかける保険料のようなものです。

毎月支払う保守料金の中で、複合機に修理が発生したときの修理代や部品代などが賄われます。

極端に言えば、修理が全く発生しないのであれば保守料金は無駄になってしまうのかもしれませんが、いざ修理になった時には膨大な修理代、部品代などが発生してしまうので、通常は保守に加入することが当たり前になっています。

前述したリース料金と、この保守料金の2つが複合機にかかってくる大きなコストとなります。

したがって、この2つのコストを削減できれば大きなコスト削減につながるのです。

さて、それでは保守料金のコスト削減はどうすればいいでしょうか。

それは、カウンター料金の見直しをすることです。

上記でもお伝えした通り、カウンター料金とは印刷1枚当たりの単価のことです。

そしてこのカウンター料金がそのまま保守料金になります。

例えば、モノクロ3円、カラー20円のカウンター料金で契約している企業が、月にモノクロ3,000枚、カラー1,000枚印刷したとすると、

3円×3,000枚+20円×1,000枚=29,000

となります。

これがその月に支払う保守料金となり、この中で修理など複合機のメンテナンスが実施されることになります。

それでは、このカウンター料金がモノクロ2.5円、カラー18円になったらどうでしょうか。

2.5円×3,000枚+18円×1,000枚=25,500

29,000円から25,500円となり、月に3,500円のコスト削減となります。

カウンター料金の見直しとはこういうことです。

そして、カウンター料金は複合機の導入時にしか設定ができないため、新しく複合機を入替える時がカウンター料金を見直すチャンスになるのです。

販売店が複合機の入れ替え提案を持って来た時は、リース料金とカウンター料金のコストが削減されるかに着目して提案を聞くと良いでしょう。

リース料金とカウンター料金の関係

複合機にかかる2つの大きなコストはお分かりいただけたかと思います。

複合機入替の際にリース料金もカウンター料金も共に下がるのが理想的ですが、あくまで月々の合計コストが削減できれば入替のメリットがあるかと思います。

例えば、複合機を入替えることでリース料金のコストが以前よりも月々1,000円上がってしまうといった場合でも、カウンター料金のコストが月々2,000円下がるというのであれば、合計で月々1,000円のコスト削減になるのでメリットはあるといえるでしょう。

  今の複合機 入替える複合機
月々リース料金 20,000円 21,000円
月々カウンター料金 20,000円 18,000円
合計 40,000円 39,000円

複合機も新しくなり、コストも削減できるというおいしいとこ取りの入替えにしていきましょう。

複合機 目に見えるコストと見えないコスト

皆さんはコストというと何を思い浮かべるでしょうか。

おそらく、お金を思い浮かべる方がほとんどであると思います。

もちろん企業にとって、お金=支出を抑えるコスト削減は最も重要なことの一つであります。

お金は実際に数字として目で見ることができるので、支出を抑えて数字で表れればコスト削減の実感がわきます。

複合機で言えば、これまでにお伝えした部分に当たります。

さて、これを目に見えるコストと呼ぶとすると、一方で目に見えないコストも存在します

それは時間です。

何かしらの施策や設備投資などで業務の効率が上がる=時間が短縮できることもコスト削減の一つです。

目に見えないので企業としては実感がわきにくいですが、もしかしたらお金以上に意識しなければならないコストではないでしょうか。

そしてそれは複合機にも当てはまります。

例えば、複合機を入替える際に目に見えるコストばかりを優先してしまい、複合機の性能といった目に見えないコストを考えないで新しい機械を導入してしまったら失敗する可能性があります。

性能にもいろいろありますが、一番に考えるべきポイントは印刷スピードです。

複合機は1分間に何枚印刷できるかで性能の高低が決まってきます。

1分間に20枚印刷できる複合機よりも、1分間に40枚印刷できる複合機はもちろん本体の金額は高くなりますが、性能は2倍ということになるのです。

金額面でのコストは上がりますが、時間といった目に見えないコストは削減することができます。

今の複合機は本当に様々な機能がついており、オプション機能も加えていけば大幅な業務効率アップが可能になります。

業務効率アップでの時間コスト削減ができるので、快適なオフィス作業が実現できます。

もちろん、その分金額はアップするのでバランスが難しいですが、コスト削減を考える際には目に見えないコストも是非頭に入れて複合機を選んでいただければと思います。

企業によっては金額面よりも業務効率を重視して、複合機の金額面でのコストが上がってしまっても性能が良い機械を導入する企業もたくさんいらっしゃいます。

Time is moneyです。

最高なのは、複合機の性能が上がり、尚且つ金額面でもコスト削減できることですね♪

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