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あなたに適したカラー複合機をリースで導入する時の最善の選び方!

      2015/09/22

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複合機とは別名MFP(Multi Function Printer)とも呼ばれ、コピー、プリンター、FAXなどの機能が複合化された機械です。

今の世の中、1企業に1台は置いてあり、業務の核として必須のツールになっています。

「複合機はウチの生命線」とおっしゃる企業さんもいらっしゃるほどです。

業務の核なので複合機の選び方を間違えてしまったら業務に大きな支障が出てしまいますし、必要のない余計な機能を搭載したものを選んでしまったらその分余計なコストがかかってしまったりします。

そのため、複合機は慎重に選ばなければなりません。

この記事では、この記事を見て頂いている方が最適の複合機を選んでいただけるような内容をご紹介していきます。

他にも、

・リース契約
・複合機の危機管理

などをご紹介していきます。

ストレスのない快適な業務のために、最適な複合機を選んでいきましょう!

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複合機を選ぶ上で欠かせない4つのポイント

①カラーかモノクロか

まずはカラーが必要かどうか選びましょう。

複合機にはカラー複合機とモノクロ複合機があります。

カラー複合機はカラーで印刷ができる複合機ですが、モノクロ複合機はモノクロのみの印刷になります。

全くカラーを使わないという企業であればモノクロ複合機でいいかもしれませんが、少しでもカラーを使うようであればカラー複合機を導入した方が良いでしょう。

今の複合機市場では大体カラーが80%の販売シェアを持っており、複合機導入であればカラーを選ぶ企業がほとんどです。

カラー複合機が選ばれる理由は、カラーの需要が増えてきているというのも一つの理由ですが、最大の理由はカラー複合機とモノクロ複合機の本体金額がほとんど変わらない点にあります。

少し前であればカラー複合機よりもモノクロ複合機の方が安いのが当たり前でしたが、今はカラー複合機需要の増加に伴うメーカーによる価格競争の結果、カラー複合機がモノクロ複合機と変わらない金額で導入することができるのです。

カラー複合機の方がモノクロ複合機よりも安い場合があるほどです。

また、以前はカラー複合機はモノクロ複合機に比べて複雑な構造になっているので故障が多いといったデメリットもありました。

しかし、今は技術が発達してカラー複合機の故障が少なくなりましたし、メーカーも修理時のことを考えてサービスマンが修理しやすいような複合機の設計にしているため、修理時間も短くて済むようになりました

したがって余程の理由がない限り、複合機導入時にはカラーを選ぶ企業がほとんどになりました。

100%カラーは使わないし、今後も使う予定はないというユーザーさん以外はカラー複合機を選びましょう!

以後カラー複合機を前提に話を進めていきます。

②印刷スピード

次に決めていくのが複合機のスペックです。

ここは業務効率に最も関わってくるところなので、非常に重要なポイントになります。

そしてそのスペックの中で一番重要視しなければいけないのが、印刷スピードです。

業務効率に直結するところだからです。

印刷スピードが速ければ時間短縮になるし、遅ければ時間がかかる単純な話。

しかし、複合機を使用する人にとってはそれだけではないのです。

印刷スピードが遅いと気持ち的にもストレスが溜まりますし、その印刷枚数が多ければ多いほどイライラした気持ちで業務に取り組まなければいけません。

冒頭でお話した「ストレスのない快適な業務のために、最適な複合機を選んでいきましょう!」とはこういうことなのです。

そのユーザーさんに合った複合機を選ばないと日々このようなストレスを抱えて仕事をすることになります。

これは非常に良くないこと。

また、だからと言ってユーザーさんにとってオーバースペックの複合機を導入することは、コスト的にもったいないことです。

印刷速度が上がれば上がるほど、当然複合機本体の金額は高くなりますから。

一般的に、ユーザーさんにとって複合機の適切な印刷スピードは、ユーザーさんが1ヵ月に何枚ぐらい印刷するかによって決まってきます。

複合機の印刷スピードは1分間に何枚出力されるかで表されます。

以下の表を参考にして下さい。

月間使用枚数 3,000枚まで 印刷スピード 20枚/分
月間使用枚数 3,000枚~5,000枚 印刷スピード 30枚/分
月間使用枚数 5,000枚~8,000枚 印刷スピード 40枚/分
月間使用枚数 8,000枚~10,000枚 印刷スピード 50枚/分
月間使用枚数 10,000枚以上 印刷スピード 50枚/分以上

大体の目安はこのような形になりますが、例えば月間使用枚数が3,000枚未満でも一度に100枚、200枚ぐらいの大量印刷が度々あるといった状況であれば、印刷スピードが20枚/分ではなく30枚/分以上の複合機を選ぶべきです。

このように、ユーザーさんの状況によっては必ずしもこの表が当てはまるとは限りません。

印刷スピードを実際に体感してみないとわからないところもあります。

そこでおすすめは、複合機を導入する前に実物を見せてもらうことです。

販売店やメーカーに言えば展示場などで見せて実際に使わせてくれますし、場合によってはユーザーさんの会社までバスで複合機を持って来てくれることもあります。

実際に体感しないとわからないこともたくさんあるので、是非見せてもらって下さい。

③カセットの段数

複合機の用紙を入れるところをカセットと言います。

このカセットは通常だと4段搭載されており、用紙のサイズも4つ使用することができます。

一般的にはB5、A4、B4、A3の4種類を使用している企業がほとんどです。

しかし、中には1種類とか2種類の用紙サイズしか使用しないという企業もいらっしゃいます。

A4とA3しか使わないとかそういったパターンですね。

そのようなユーザーさんにはカセット4段も必要ありません。

カセット段数が少なくなれば、その分複合機の本体金額も下がるのでお得です

ご自身に合ったカセット段数の複合機を選んで下さい。

また、カセット以外にも複合機には手差しと呼ばれる給紙箇所もあります。

そこからも用紙は給紙することができるので、厳密に言うとカセット4段+手差しの5ヶ所で5種類の用紙サイズを使用することができます。

2種類の用紙サイズしか使用しないのであれば、極論、カセット1段+手差しだけで事足りてしまうかもしれません。

本体もカセットが少ない分小さくなり、省スペース化にもなります。

ただし、カセットには用紙が一度に600枚ほど入るのに対して、手差しには最高でも100枚ほどしか入らないので用紙をセットする手間はかかってしまいます。

そういった手間を考えると、カセットは必要な用紙サイズ分が搭載されたものを選び(例えばA4、A3の2種類であればカセット2段のもの)、手差しは時々使う種類の用紙(はがき、封筒など)を印刷する時に使用するという使い方がおすすめです。

そのような使い方を想定して複合機を選びましょう。

④必要な機能

複合機はいくつかの機能が複合化された機械です。

その機能とは、コピー、プリントアウト、FAX、スキャンの4つの機能になります。

この機能の中でどの機能が必要であるかをしっかり把握しておくことが必要です。

今の複合機はコピーとプリントアウト機能はまず搭載されているので、FAXとスキャン機能が必要になってくるかどうかを考えなければいけません。

搭載機能が減れば、その分本体金額も下がるので導入コストを削減することができます。

使わない機能が搭載された複合機を導入する必要はありません。

とは言っても、FAXもスキャンも使用する企業がほとんどなので、コピー、プリントアウト、FAX、スキャンの4つの機能が搭載された複合機を導入頂くのが一般的です。

カラー複合機をリースする仕組みと金額

By: AFGE

複合機を導入する時は、リースで導入することが一般的です。

なぜなら、リースには初期費用を抑えられるなどのメリットがあるからです。

複合機を一括で購入しようとしたら約100万円の費用がかかります。

そのような金額を一度に出費するのは、企業としては厳しいものがあります。

リースであれば分割支払いなので、導入したその月から定額支払いで導入することができるのです。

そんな複合機導入には欠かせないリース契約ですが、そもそもリースってどんな仕組みかも知らない経営者の方もいらっしゃいます。

というわけで、ここではリースの仕組みと大体の目安金額についてお伝えしていきます。

リースの仕組み

複合機を導入しようとなった時に、販売店がユーザーさんにリースの契約書を持って行き、サインと捺印をいただくことになります。

そして複合機がユーザーさんの元に届いて、使用を開始するといった流れです。

リースの契約書を持って行くのは販売店ですが、リース契約はリース会社と直接結ぶことになります。

ユーザーさんが月ごとに定額のリース金額をリース会社に支払う代わりに、複合機をリース会社から借りるという契約がリース契約です。

リース契約にはユーザーさん、リース会社、販売店の3者がそれぞれ下記のように関わってきます。

ユーザー
・販売店に対して→複合機の提案をしてもらい、契約の直接のやりとりをする
・リース会社に対して→月ごとに定額のリース金額を支払う代わりに、複合機を借りて使用する

リース会社
・ユーザーに対して→月ごとに定額のリース金額をいただく代わりに、複合機を貸し出しする
・販売店に対して→複合機の金額を一括で支払う

販売店
・ユーザーに対して→複合機の提案をして、契約などのやりとりをする
・リース会社に対して→ユーザーとのリース契約を取り交わしする代わりに、複合機の金額が一括で支払われる

プレゼンテーション1

それぞれがWin-Winの関係で成り立っています。

リース金額と料率

上記でご紹介した、ユーザーさんがリース会社に支払う月ごとの定額のリース金額が最も気になるところですよね。

このリース月額は次の3つで決まってきます。

・複合機本体の金額
・リース契約期間
・リース料率

複合機本体の金額はそのままの通り。

リース契約期間は複合機の場合は5年であることが一般的です。

なぜなら、メーカーが発表している複合機の法定耐用年数(複合機を安心して安全に使うことができる保証期間のようなもの)が5年だからです。

リース5年が終了するタイミングで複合機も新しいものにして再度5年リースを組むという方法を繰り返していきます。

また、リースを6年で契約するユーザーさんもいらっしゃいます。

法定耐用年数が5年の複合機ですが、機械である以上、ユーザーさんの使用頻度によって長く使えることも当然あるのです。

あくまで私の感覚ですが、月間印刷枚数が1,000枚ほどのユーザーさんであれば5年以上は複合機を使用頂けるかと思います。

このように、6年ぐらいは複合機を使うことを予定しているユーザーさんは6年でリースを組むことがあります。

なぜなら、5年リースよりも6年リースの方が月額のリース金額が安いからです。

複合機の使用頻度が低く、月のコストを抑えたいユーザーさんには6年リースがおすすめです。

6年リースの月額が安い理由は次にご説明する料率に大きく関わってきます。

料率とは、ユーザーさんがリース月額を支払う際にリース会社が掛ける利率のようなものです。

リースはあくまでも分割での支払いになるので、その分の利子がかかってきます。

リース5年の場合だと料率は平均して1.9%~2.0%

リース6年の場合だと料率は平均して1.6%~1.7%ぐらいでしょうか。

計算すると下記のようになります。

●5年リース 複合機の金額が100万円 料率が1.9%の場合

100万円×0.019=19,000円

月額19,000円を支払うことになります。

総額は19,000円×60ヵ月(5年)=114万円

つまり、複合機を一括で購入するよりも、14万円多く支払うことになるのです。

●6年リース 複合機の金額が100万円 料率が1.7%の場合

100万円×0.016=17,000円

月額17,000円を支払うことになります。

総額は17,000円×72ヵ月(6年)=122万4千円

つまり、複合機を一括で購入するよりも、22万4千円多く支払うことになるのです。

これを見て頂いてお分かりのように、6年リースは5年リースよりも月額は抑えることができますが、支払い総額では多く支払うことになるのです。

5年か6年どちらがいいかはユーザーさんによって変わってきますので、あなたに合ったリース年数を選んで下さい!

複合機リース金額の目安

それでは、印刷スピードごとのリース金額をご紹介していきます。

5年リースは料率1.9%、6年リースは料率1.7%で計算しました。

あくまでも目安として参考にして下さい。

  本体価格 5年リース月額 5年リース総額 6年リース月額 6年リース総額
印刷スピード 20枚/分 700,000円 13,300円 798,000円 11,900円 856,800円
印刷スピード 30枚/分 800,000円 15,200円 912,000円 13,600円 979,200円
印刷スピード 40枚/分 1,000,000円 19,000円 1,140,000円 17,000円 1,224,000円
印刷スピード 50枚/分 1,200,000円 22,800円 1,368,000円 20,400円 1,468,800円

番外編 再リースについて

上記でご説明したように、複合機をリース契約する場合は5年や6年で組むことが多いです。

それではその5年、6年の期間リース金額を払い終わったらどうなるのでしょうか。

新しく複合機を入替えてまた5年、6年とリースを組み直すユーザーさんもいらっしゃいますが、他に再リースという方法もあります。

例えば5年リースで複合機を導入した場合、5年リース満了時に複合機を入替えずにそのまま6年目も使うことにするとします。

その時にリース会社とする契約が再リースなのです。

再リースは満了する3ヵ月ほど前に、リース会社からはがきで案内が来ます。

はがきにはリース解約の案内も記載してあり、複合機を入替えて新しくリース契約する場合は解約手続きをしなければいけません。

しかしそのはがきに対して特に何の返答もしなければ、自動的に再リースの契約がスタートします。

再リースのメリットは、リース金額がガクッと下がる点にあります。

再リースの場合は1年ごとの契約となり、今まで支払ってきた月額の1、2ヵ月分で1年間複合機を使用することができます。

リース会社によって何か月分の金額かは変わってきますが、大体2ヵ月分でしょうか。

月額2万円でリース契約していたら、再リースになると4万円で1年間複合機を使用できることになるのです。

コスト的にはかなりお得になるので、リース満了時に複合機の故障が少なくまだまだ使えるなと判断したら、再リースで複合機を使い続けた方がいいでしょう。

カラー複合機導入での危機管理について

危機管理

国際的危機の発生を事前に予想し,防止する安全保障政策。また万一危機が発生した場合には,それを最小限に押え,紛争の早期収拾と終結をはかる。

https://kotobank.jp/word/%E5%8D%B1%E6%A9%9F%E7%AE%A1%E7%90%86-50095
コトバンクより

元は紛争の中から生まれた言葉ですが、現在ではビジネス用語としても広く知られています。

それでは複合機の危機管理は何に当たるでしょうか。

それは複合機が故障してしまった時です。

複合機の故障にも軽いものから重いものまで様々ありますが、最悪の事態は完全に複合機が止まってしまうことです。

複合機が止まってしまうということは、コピー、FAX、プリントアウト、スキャンが一切使えなくなることを意味します。

業務に大きな支障が出てしまいますね。

そこから修理のためにサービスマンを呼んだとして、到着に早くても1時間、サービスマンの状況によっては翌日対応になってしまうかもしれません。

もしすぐにプリントアウト、コピーしなければいけないものがあったら、FAXを中心に受発注など受けている企業だったら、業務に支障が出るレベルではなくなります。

実際、このような場面で複合機が長時間使えなくなってしまった企業が、サービス会社に損害賠償請求したこともあるほどです。

複合機を使用していく上で、故障はあると想定していなければなりません。

修理をするサービス会社を頼るのは当然なのですが、他の修理でパンパンで物理的にどうしてもすぐに対応してもらえないこともあるのです。

大げさかもしれませんが、複合機を重宝している企業にしてみればその遅れが命取りになりかねません。

そこで提案したいのが、複合機のサブマシーンを用意しておくということです。

通常使用する複合機が故障してしまったら、故障が直るまで用意しておいたもう一台の複合機を代わりに使用するという提案です。

このようにすれば、複合機が故障してしまった場合でも業務を止めることはなくなるのです。

しかし、複合機を2台導入するのはさすがにコスト的に厳しいかと思うので、サブマシーンとしてはA4まで使える小さい複合機がおすすめです。

業務用の複合機の1/4ぐらいの大きさですし、値段も5万~10万ぐらいなので、普段はどこかに保管しておいてメインマシーンの故障時のみ使用するのにぴったりなのです。

小さいからといって侮るなかれ、A4サイズまでですが、しっかりコピー、FAX、プリントアウト、スキャンが使用できます。

メインマシーンの故障時の1、2日であれば、これで凌げるかと思います。

複合機を導入時には、是非サブマシーンの導入も一緒に考えてみて下さい!

まとめ

いろいろご紹介してきましたが、まとめると以下のようになります。

●自社に合った複合機を選ぶためのポイント
・カラーかモノクロか
・印刷スピード
・カセットの段数
・必要な機能を確認

●複合機をリースする時のポイント
・何年でリースを組むか
・再リースも視野に入れておく

●複合機を導入する時はサブマシーンの導入も一緒に考える

これらを確認して、あなたに最適な複合機を導入して下さい。

この記事の目的は、ストレスのない快適な業務のために、最適な複合機を選んで頂くことです。

最適な複合機を選んで頂くことはあくまで手段であり、ストレスのない快適な業務をして頂くことが目的、つまりゴールになります。

複合機はたかがオフィスで使用する道具ですが、高価で尚且つ長年使用するものです。

高価なものなので、自分に合っていないものを選んでしまったらそれだけで後悔で気分が悪くなりますし、日々の業務にも合わない複合機だったら毎日ストレスを感じなければならなくなります。

複合機選びは大事な仕事の一つです。

担当者の方は、使用する社員さんのことを第一に考えて複合機を選んで頂ければと思います。

あなたに最適な複合機を導入して、快適な業務が実現することを願うばかりであります。

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