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複合機のスキャナを最大限活用する3つのおすすめ運用方法!

      2015/10/18

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現在、各企業に1台はある複合機。

複合機とは別名MFP(Multi Function Printer)とも呼ばれ、様々な機能が複合化された機械であり、おおまかにコピー機と呼ばれることも多いです。

複合機がなかったら仕事ができないと言っても過言ではないほど、企業にとっては重要なマシーンです。

複合機には基本的に、コピー、プリントアウト、FAX、スキャナの4つの機能が搭載されています。

これらの機能を使いこなせるかどうかが業務効率に大きく関わってくることになります。

世の中のほとんどのユーザーさんは、複合機の機能を十分に使いこなせていないのではないでしょうか。

そんなユーザーさんに複合機の幅広い使い方をお伝えしていきます。

複合機の機能を使いこなして、オフィスの業務改善のお役に立てれば幸いであります。

今回は複合機の機能の中でも、スキャナに焦点を当てていきたいと思います。

以下のユーザーさんはこの記事を見ることをおすすめ致します。

・複合機のスキャナをよく使う
・経費を削減したい
・複合機の幅広い使い方を知りたい

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スキャナ機能とは?

スキャナ機能のメリット

複合機に搭載されている基本機能の一つであるスキャナ機能。

では、そもそもスキャナ機能とはどのような機能なのでしょうか。

スキャナ機能とは、文書や写真などの画像を読み取り、データとしてPCに保存できる機能のことをいいます。

PCにデータとして残すことができるので、例えばスキャナした元の文書を紛失してしまった時などにも安心です。

また、さらに言ってしまえば、PCにデータとして残しておくことができるので、スキャンした元の紙媒体はなくても大丈夫といったことになります。

よく文書などをファイリングしてオフィスに保管しておいたり、ファイリングすらせずに文書を山積みにしている企業さんも多く見受けられます。

紙媒体として残すことで保管のスペースを取ってしまいますし、ファイリングしていない文書を紛失してしまうこともあるかと思います。

現在世の中では電子化が進んでおり、スキャナ機能を使ってPCにデータとして保存し、元の紙媒体はシュレッダーで破棄してしまうといった企業さんも多くいらっしゃいます。

このように、スキャナ機能はオフィスで当たり前に使用していく便利な機能なのです。

スキャナ機能のデメリットと解決法

しかしスキャナ機能は非常に便利な機能なのですが、メリットもあればデメリットももちろんあります。

スキャナ機能のデメリット、それはPCのデータ容量が溜まってしまう点です。

PCには最大でどのぐらいデータを保存しておくことができますよという容量があります。

スキャナ機能はそのPCにデータを保存しておく機能なので、スキャンすればするほどPCの容量が溜まっていきます。

PCの容量が溜まっていくごとに何が起きるかというと、PCの動作が重くなってしまうのです。

仕事をする上でPCは複合機以上に大切な機械なので、業務改善のためにスキャナ機能を使うことでかえってPCの動作を重くしていたのでは本末転倒です。

それではどうすればいいのでしょうか。

それは、スキャナで取り込んだデータの保存先をPC以外にすることです。

例えば外付けのHDDであったり、クラウドの保存先であったりといったPC以外の媒体に保存していけば、PCが重くなるといったことはなくなります。

たまにスキャナを使用するぐらいであればそれほどPCの容量を気にしなくていいかと思いますが、頻繁にスキャナを使用するユーザーさんであれば、やはりPC以外のデータ保存先を用意して頂いた方が良いでしょう。

以下でおすすめの保存先をご紹介します。

複合機のスキャナを活用する運用方法

複合機のスキャナは紙媒体を電子化データにしたり、そうすることでPCで運用できたりと非常に便利な機能です。

ここからは、そんな複合機のスキャナ機能のおすすめ運用方法をご紹介していきます。

①保存先のおすすめ「NAS」

上記のスキャナデータの保存先としてPC以外の媒体をおすすめしました。

数ある媒体の中でも複合機のスキャナで電子化したデータの保存先の媒体としておすすめなのが、NASです。

NASとは「Network Attached Storage」の略語であり、ここ最近で普及が拡大されてきました。

上のようなボックス型の機械になります。

おすすめな理由は以下になります。
①置き場所に困らない
②容量が大きい
③社員で共有できる
④HDDを複数積める
⑤価格が手頃

①置き場所に困らない

NASの大きさは大体15cm四方と大きくはないので、置き場所に困ることがありません(もっと大きいものや小さいものもあります)。

よく企業で使用されているような大きいサーバーのように場所を取ることがないので、気軽に導入が可能です。

②容量が大きい

容量は500GBから2TBまでのモノもあり、形が小さい割には容量としては大きなものになります。

社員数が10人ほどの企業さんであれば、十分な容量であると思います。

③社員で共有できる

NASの特徴として、NASに保存したデータを社員で共有できる点が挙げられます。

同じデータを保存できる媒体として上のような外付けHDDもありますが、外付けHDDは繋がっているPCからしか保存したデータを編集や見ることができません。

厳密に言えば、設定をすることで他のPCから別のPCに繋がっている外付けHDDのデータを見ることなどはできるのですが、それも外付けHDDと繋がっているPCが常に起動していなければいけないという条件の元になります。

一方NASはPCに直接繋ぐのではなく、社内のネットワーク内に設置することになるのでネットワーク内の全てのPCから見に行くことが可能です。

データの編集ももちろん可能ですが、例えばこのデータはある社員だけのみしか見れないようにしたりなどの閲覧制限設定もできます。

④HDDを複数積める

NASにはHDDを複数積むことができます。

そうすることで、1つのHDDが壊れたとしてもデータが全てパーになるのではなく、もう1つのHDDの方で運用することができるのです。

外付けHDDやUSBメモリなどは、その媒体が壊れたら中のデータは取り出すことができません。

このような危機管理機能もNASには搭載されています。

⑤価格が手頃

NASは大体1~2万円で購入することができまるので、気軽に導入することができます。

設定はPCなどにあまり詳しくない方だと苦戦するかもしれないので、設定に時間をかけて本来の仕事に支障をきたすようであれば、お金を払ってでも専門の業者に依頼するのも良いかもしれません。

このように価格、安全性、容量など総合的に考慮した上で、スキャナデータの保存媒体としてNASをおすすめさせて頂きます。

②転送FAX

複合機のスキャナを利用して設定する転送FAXという機能があります。

FAXを受信した場合、その文書はそのまま紙として複合機から出力されるのが通常です。

それが転送FAXの機能を使うと、受信したFAXは一旦PCにデータとして取り込まれることになります。

そして、PCに取り込まれたFAXデータを確認してからプリントアウトして複合機から出力するといった流れになります。

ここまでだと「ただ手間がかかるだけじゃないか」と思いますが、転送FAXの肝は受信したFAXが自動的に出力されるのではなく、一旦PCにデータで取り込まれるというところにあります。

そうすることで何が良いかというと、迷惑FAXの出力を防ぐことができるといったことです。

近年、広告などの迷惑FAXで悩まれている企業さんが多くいらっしゃいます。

1日10枚~30枚の迷惑FAXが来るといったお話も聞きます。

通常FAXが受信されると複合機から自動的に出力されるので、その迷惑FAXによって用紙代とカウンター代が無駄になるのです。

例えば1日に30枚迷惑FAXが出力されるとすると、1ヵ月30日と計算して900枚が自動的に複合機から出力されます。

複合機の契約でカウンター料金のモノクロ1枚当たりが3円と仮定すると、1ヵ月で2,700円の無駄なコストが発生してしまいます。

さらに用紙が1枚0.7円と仮定すると、こちらも1ヵ月900枚の迷惑FAXで630円の無駄なコストが発生

合計すると、迷惑FAXが原因で1ヵ月に3,330円のコストが発生してしまうことになるのです。

1年間だと39,960円にもなります。

また、迷惑FAXが来ることでの精神的ストレスといった目に見えないところにも大きく影響してきます。

そこで転送FAXの出番となります。

複合機で受信したFAXを自動的に出力せずに一旦PCに取り込むことで、PC上でどんなFAXが来たかを確認することができるのです。

それが必要なFAXであれば複合機からプリントアウトで出力すればいいですし、迷惑FAXなどの必要でないFAXであればそのままPC上で消去してしまえばいいのです。

また、必要なFAXであっても紙媒体としてプリントアウトしなくていいものであれば、そのままPC上にデータとして残しておくことで用紙代とカウンター代を節約することができます

さらに受信したFAXをデータとして残しておくことができるので、例えば紙媒体のFAXを紛失してしまったといった時でもPCから過去のFAXデータを確認することもできるのです。

このFAXデータの保存先をPCではなく、上記でご紹介したNASにすることももちろん可能です。

このように、転送FAX機能を使うことで迷惑FAXによる用紙代、カウンター代の無駄を防ぐことができる上に、FAXデータの保存といったこともできるようになります。

この運用方法のデメリットとしては、FAXを受信した時に転送FAXによって送られたFAXデータを確認する手間がかかることです。

特に取引先とのやり取りがFAX中心の企業さんはタイムリーにFAXを確認する必要があるので、転送FAXを使用した場合は常にPCの前で受信したFAXを確認する社員さんが必要になってきます。

どうしても確認する人は必要になってしまいますが、少しでもその手間を軽減する方法としてはポップアップを出すという方法があります。

この設定をしておくと、受信したFAXが転送FAXによってPCに保存された時に、PC上で「FAXが来ましたよ」というポップアップが出るようになるのです。

設定によっては音も出るようになります。

こうすることで、いちいち都度FAXが受信されたかどうかをPCの保存先に確認する手間が省け、そのポップアップが出た時に確認するだけで済むので、ストレスは軽減されます。

社内の事務員の方に、普段は通常業務をしつつ、このポップアップが出た時だけ受信したFAXのデータを確認して頂くようにお願いするのがいいかと思います。

また、受信したFAXを紙で自動的に複合機から出力されていいから、データとしてだけ残しておきたいというご要望がある企業さんであれば、受信したFAXをデータで残しつつ紙媒体で自動的に出力できるようにする方法もあります。

この方法であれば受信したFAXのタイムリーな確認の手間は必要なくなります。

長々と転送FAXをご紹介しましたが、FAXと言いつつこの機能はスキャナ機能を利用したものになります。

したがって、スキャナ機能が搭載された複合機だからこそできる運用方法であることは覚えておいて下さい。

転送FAXなどの設定はユーザーさんご本人では難しいので、複合機の保守会社に依頼をかけるのがいいかと思います。

③転送FAX(メール編)

転送FAXの他の運用方法として、社内の複合機で受信したFAXをメールで社外にいる人に自動的に送るという方法があります。

この機能も、FAXでありながら複合機のスキャナを使った機能になります。

少人数で会社を経営されており、外出であまりオフィスにいらっしゃらないユーザーさんにおすすめの運用方法です。

外出ばかりだと合機に送られてくるFAXをタイムリーに見ることができません。

そうすると、どうしても仕事が遅くなってしまうこともあるかと思います。

その遅れが命取りになる可能性もなきにしもあらずです。

そこで、ここでご紹介させて頂く複合機で受信したFAXをすぐにメールで送る機能の出番となります。

この機能を使えば、社内の複合機が受信したFAXを社外のスマホやタブレットでタイムリーに確認することができます。

こうすることで、仕事の遅れをなくすことができるのです。

この機能のデメリットとしては、メールの容量が溜まってしまうといった点です。

送られてくるメールにはFAXの画像ファイルが添付されて来ます。

放っておくとその画像ファイル付のメールがどんどん溜まり、メール容量が一杯になってしまいます。

そうすると、他の大事なメールを受信できなくなってしまったりといった危険性があるのです。

転送FAXで送られてくるメールに限らず、日頃から必要のないメールは削除するなどの作業が必要になってきます。

この設定も必要であれば、複合機の保守会社に設定してもらうのが良いでしょう。

まとめ

複合機のスキャナ機能の運用方法についてご紹介させて頂きました。

複合機にはスキャナ機能に限らず様々な業務に役立つ機能が存在します。

複合機のオプションもたくさんあり、メーカーさんも日々お客様の業務改善のための機能を研究しています。

ユーザーさんの中にも、「もっとこうした業務改善がしたいな」とか「コスト削減したいな」とかいろいろな考えをお持ちの方が多くいらっしゃると思います。

きっと解決する方法は存在します。

そんな時に必要になってくるのが、その改善方法を提案してくれる窓口の人、つまり営業マンになってきます。

是非信頼できる営業マンを探して下さい。

皆さんが知らない複合機を使った業務改善がまだまだ存在することでしょう。

複合機は企業内で核となるマシーンです。

それを使いこなすかどうかで業務の効率は大きく変わってきます。

しかし、ユーザーさんだけでは使いこなすのは難しい。

信頼できる営業マンにどんどん相談して、もっともっと業務の効率を目指していって頂ければと思います。

プロの営業マンに出会えることを心よりお祈りしております。

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