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あなたに適した保守契約を選んでますか?3つのコピー機保守契約ご紹介!

      2015/12/13

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コピー機を導入する時に考えなければならないのが保守契約についてです。保守契約とは、定期的に保守料金を支払うことで、コピー機に故障や不具合が起こった時に無償で対応してもらえる契約のことをいいます。保守契約を結んでいないと、いざコピー機が故障で使えなくなって修理を頼もうといった時に高額な修理料金が発生してしまいます。そのため、保守契約はコピー機を導入する時に必須の契約になります。

通常、保守契約はコピー機を導入する時に自然と契約する流れになります。つまり、コピー機の導入には、コピー機本体代と保守契約の2種類の料金がかかることになるのです。コピー機は一括買取で購入する以外は一般的にリース契約で導入することがほとんどなので、月々定額のリース金額を支払うことになります。このリース金額がコピー機本体にかかる料金であり、保守契約はそれとは別に支払う料金です。

よくコピー機のリース料金と保守契約の料金の違いを理解されていないユーザーさんがいらっしゃいますが、ここでよく違いを認識いただければと思います。

保守契約にはいくつか種類があり、それぞれに特徴があります。どの保守契約が良いかはユーザーさんによって違うので、是非この記事を読んで自分に合ったコピー機の保守契約を見つけていただければ幸いであります。

次の方はこの記事を読むことをおすすめ致します。
・コピー機の保守契約のことがよくわからない
・今使っているコピー機の保守契約がどんな内容か知りたい
・自分に合ったコピー機の保守契約を見つけたい

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カウンター保守

保守契約の代表がカウンター保守になります。コピー機を導入しているほとんどのユーザーさんがカウンター保守で保守契約を結んでいるかと思います。

カウンター保守とは、1枚いくらという単価を設定しておいて、その枚数分の料金を支払うことで結ばれる保守契約です。この1枚いくらという単価をカウンター料金といいます。その保守契約での料金内で、修理代、部品代やトナー代といったものが含まれることになります。カウンター保守は月ごとに料金が発生する保守契約です。

例えばカラーコピー機のカウンター料金がモノクロ1枚3円、カラー1枚20円に設定されているとしましょう。月にモノクロ印刷を3,000枚、カラー印刷を1,000枚出力するとしたら、

モノクロ 3円×3,000枚+カラー 20円×1,000枚=29,000円

となります。

月によって枚数の変動はあるかと思いますが、大体毎月、保守契約料金が29,000円かかるということになります。

カウンター料金は保守会社によって変わってきますが、現在のコピー機業界は価格競争の波に飲まれており、どんどんこのカウンター料金が下がってきています。もちろんユーザーさんにとってカウンター料金が下がるのは良いことです。しかし、まれにカウンター料金を極端に下げて安さをアピールしてくる業者がいますが、そんな業者には注意が必要です。

カウンター料金がモノクロ1円、カラー10円などの安い保守契約料金の場合、コピー機導入後の修理対応やサービス対応が遅かったり悪かったりといったことも起こり得ます。保守会社も企業である以上は利益を得なければ良いサービスはできません。あまりに安いカウンター料金を提示してくる業者は疑った方がいいでしょう。

目安としてはモノクロ2~3円、カラー15~20円ぐらいがカウンター料金の相場ではないかと思います。

キット保守

次にご紹介したいのがキット保守です。キット保守はコピー機のトナーを購入することで保守契約が発生するという保守になります。その購入代金の中に修理代、部品代やトナー代といったものが含まれることになります。

コピー機の有名メーカー「キヤノン」のコピー機での一例を見てみましょう。ちなみにモノクロコピー機はブラックトナーのみで稼働するのですが、カラーコピー機には4色(ブラック、シアン、イエロー、マゼンタ)のトナーが必要になります。今回はカラーコピー機を例に挙げてみます。

機種:imageRUNNER ADVANCE C2218F-V
ブラックトナー 30,000円(5,000枚印字可能)
シアン、イエロー、マゼンタトナー 各23,800円(3,500枚印字可能)
※コピー機を購入した時の初回同梱トナーはブラックが4,200枚印字可能、カラーが2,800枚印字可能。

1枚当たりに換算すると、
モノクロ 30,000円÷5,000枚=1枚当たり6円
カラー 3色×23,800円÷3,500枚=1枚当たり20.4円

1枚当たりの単価はカウンター保守よりも高くなってしまいます。それではどういったユーザーさんにキット保守が選ばれるのでしょうか。

それはコピー機の使用枚数が少ないユーザーさんです。ユーザーさんの使用状況にもよりますが、キット保守は月間使用枚数が100枚程度のお客様に最適な保守なのです。なぜ使用枚数が少ないユーザーさんに最適な保守なのか、以下で見ていきましょう。
※コピー機の使用年数は法定耐用年数の5年とします。

例 月間使用枚数がモノクロ70枚、カラー30枚
モノクロが5年間で70枚×60ヵ月=4.200枚
カラーが5年間で30枚×60ヵ月=1,800枚

この場合、コピー機購入時に最初から同梱されているトナーで全て事足りる計算になります(モノクロ4,200枚、カラー2,800枚印字可能のため)。したがってコピー機購入以降、カウンター保守でかかるような毎月の支払金額はなしということになるのです。
カウンター保守の場合、枚数の多寡に関わらず毎月の保守料金はどうしても発生してしまうので、枚数が少ないユーザーさんにはキット保守の方が最適であると言えます。

またキット保守の他の利点として、機械金額が低めといった点も挙げられます。
メーカーごとに違ってきますが、例えばキヤノンだとカウンター保守とキット保守で機械がそれぞれ決められています(上記で例に挙げたimageRUNNER ADVANCE C2218F-Vはキット保守専用の機械です)。
若干キット保守用の機械の方が出力速度などのスペックで劣るのですが、その分金額が安いので導入しやすくなっております。

定額保守

最後にご紹介する保守は定額保守です。定額保守の内容は、毎月定額の料金+トナー代の中に修理代、部品代やトナー代といったものが含まれるといった契約になります。上記でご説明したカウンター保守とキット保守を組み合わせたような形です。

どんなユーザーさんに定額保守が適しているかというと、印刷の印字率が低いユーザーさんです。

印字率とは、用紙上にどのぐらい印字されているかを表すものです。
それぞれのトナーで印字できる枚数が決められているますが(キット保守のモノクロ30,000円で5,000枚など)、一般的にこの使用枚数は「A4印字率5%」での使用枚数になります。
「A4印字率5%」とは、MicrosoftのWordでA4用紙に40字×20行印字されたぐらいのパーセンテージです。
印字がそれよりも少なければ印字率が低いと言えますし、逆に多ければ高いと言えます。

カウンター保守とキット保守を合わせたら金額が高くなってしまうと思われますが、定額保守のトナー料金はキット保守よりも安く設定されています。以下で例を出してみます。


毎月の定額料金 3,000円
ブラックトナー 16,000円(20,000枚印字可能)
シアン、イエロー、マゼンタトナー 各18,000円(12,000枚印字可能)

1枚当たりに換算すると
モノクロ 18,000円÷20,000枚=1枚当たり0.8円
カラー 3色×18,000円÷12,000枚=1枚当たり4.5円

1枚当たりの単価も安くなります。
「A4印字率5%」でこの単価なので、印字率が低いユーザーさんには定額保守が最適なのです。実際に使用を想定して金額を算出してみましょう。

例 月間使用枚数がモノクロ3,000枚、カラー1,000枚(A4印字率5%)

●カウンター保守の場合 モノクロ単価3円、カラー単価20円
3,000枚×3円+1,000枚×20円=29.000円/月

●定額保守の場合 月額3,000円 モノクロトナー単価0.8円、カラートナー単価4.5円
毎月の定額料金 3,000円
3,000枚×0.8円+1,000枚×4.5円=6,900円
3,000円+6,900円=9,900円/月

このように、印字率が低いユーザーさんには定額保守の方が金額を安く抑えることができるのでおすすめです。

逆に写真印刷などの印字率が高い印刷が多いユーザーさんには不向きな保守契約なので、ご自身が出力する印刷物をしっかり確認しておきましょう。

まとめ

今回はコピー機の3つの保守契約をご紹介させて頂きました。
ユーザーさんによって適した保守は変わってきます。
是非この記事を参考にして、最適な保守契約を組んで頂ければと思います。

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